Beim UX Stammtisch Franken (#uxsf, Regionalgruppe Franken der German UPA) ging es im Mai um die Etablierung und die Organisation von User Experience in Softwareunternehmen. Die Deutsche Anwaltshotline hatte uns in ihren Kreativ-Arbeitsbereich „Legal Lab“ am Nürnberger Plärrer eingeladen. Die drei Vorträge zeigten sehr schön warum sich Unternehmen für UX entscheiden, wie sie bei der Einführung vorgehen und vor welchen Herausforderungen UX Designer je nach Reifegrad der Organisation stehen. Die Details:

UX bei evosoft

Heike Wagner berichtete in ihrem Beitrag, wie User Experience in den letzten 5 Jahren bei evosoft gewachsen ist. Die evosoft GmbH aus Nürnberg ist eine 100%ige Tochter der Siemens AG, die sich als ganzheitlicher Lösungsanbieter in der Softwareentwicklung von der Embedded Lösung bis zum Web-Frontend und bei der Betreuung und Pflege von IT-Verfahren versteht. Das Unternehmen hat insgesamt ca. 2.100 Mitarbeiter, von denen etwa 500 in Deutschland arbeiten.

Los ging es mit der Einführung von UX im Jahr 2014: im Zusammenhang mit der Industrie 4.0 und dem Internet der Dinge gewann der nutzerzentrierte Designprozess zunehmend an Bedeutung. Das Management von evosoft nahm diesen Impuls schnell auf und verstärkte die Initiative. Damals begann ein überzeugter UX Designer damit, das Gedankengut von UX und dem Human Centered Design-Prozess bei evosoft zu verbreiten. Ein Auslöser dafür war auch der Wandel der evosoft hin zum zum ganzheitlichen Projektdienstleister sowie der damit einhergehende Wettbewerbsdruck. Das Unternehmen wollte sich damals weg von „Der Kunde schreibt genau vor, was er haben will und lässt es umsetzen.“ hin zu „Der Kunde beschreibt sein Probleme und bekommt eine passende Softwarelösung dafür.“. In diesem Wandel ist die Disziplin User Experience für evosoft ein Alleinstellungsmerkmal.

Begonnen wurde mit der Definition von UX, der Klärung des Aufgabengebiets der UX Designer, der Vermittlung der UX Arbeitsmethodik und damit, Zeit für Human Centered Design zu schaffen. Ein wichtiger Erfolgsfaktor dabei waren Storyboards, die durch ihre visuelle Form den evosoft-Kollegen den Zugang zu menschenorientiertem Design vereinfachten. Außerdem wurden am Anfang wichtige Multiplikatoren im Unternehmen gesucht, die UX im Unternehmen verbreiten.

„Wenn Du ein paar wichtige Key-Stakeholder für UX gewonnen hast, dann läuft es irgendwann.“

Heute arbeiten zwei UX/UI Designer und ein Werkstudent als fester Bestandteil des Projektteams die agile Softwareentwicklung nach Scrum bei evosoft. Sie sollen möglichst zu 100% in Projekten arbeiten. Die Entwicklung folgt einem 2-Wochen-Takt. Kundeneinbezug ist dabei ein wesentlicher Bestandteil. Die UX-Tätigkeiten laufen in einem Sprint parallel zum Entwicklungssprint. Beide „Sprints“ werden über Git Lab synchronisiert.

UX Designer unterstützen einen Entwicklungsbereich mit ca. 50 Mitarbeiter in der Phase „Consulting“, bei der Ableitung von Business Cases und Anforderungen aus Kundensicht. In der Phase „Ideation“ definieren UX Designer die Ziele sowie Anforderungen und entwickeln erste Gestaltungslösungen. In der Phase „Realization“ unterstützen die UX Designer bei der Evaluation von Gestaltungslösungen, bei der Implementierungsplanung und Dokumentieren die UX-Tätigkeiten. In der Phase „Operation“ evaluieren UX Designer u.a. das Nutzer-Feedback. Die zentrale Dokumentation von UX-Tätigkeiten und -Methoden im Allgemeinen sowie bezüglich der konkreten Projekte hilft dabei die Kenntnisse zu User Experience und über Kunden bei evosoft zu etablieren. Darauf aufbauend führt die evosoft eine UX Gruppe im Intranet ein, die den unternehmensweiten Austausch zu UX-Themen fördern soll.

Interessanter Nebenaspekt: Die Disziplin „Anforderungsmanagement“ hat im Unternehmen eine ähnliche Entwicklung durchgemacht, wie das Thema UX Design. Anforderungsmanagement und UX Design werden heute als Dienstleistungen im Rahmen von Projekten angeboten.

Als größte Herausforderung für UX Designer sieht Heike aktuell neuen technologische Themen, wie z.B. Internet of Things.

UX bei Rocket-Media

Carmen Hartmann-Menzel berichtete wie User Experience bei rocket-media integriert und etabliert wurde. rocket-media entwickelt Online-Marketing- und Software-Lösungen für vorrangig B2B-Unternehmen. Das Softwareunternehmen hat sich in den letzten 10 Jahren von einer technologiegetriebenen zu einer nutzerorientierten Softwareentwicklung gewandelt.

Begonnen hat alles 2009 mit der Einstellung der ersten UX Designerin. Auslöser dafür war, dass rocket-media über User Experience zum einen die Produktqualität steigern und die eigenen Geschäftsfelder erweitern wollte. Die Etablierung wurde von der Geschäftsleitung getrieben, weil diese aus der eigenen Projekt-Erfahrung heraus vom Nutzen von UX überzeugt war.

Nach der Integration von UX und Design in die Softwareentwicklung stieß rocket-media dann auf das Problem, dass Informationen fehlten, um gute Entscheidungen treffen zu können. Es war klar, dass mehr Wissen über die Anwender für die richtigen Entscheidungen in den Projekten vorliegen musste. User Interface Design wurde aus der Kreativ-Ecke herausgeholt und durch anerkannte Standards aus dem Human-Centered-Design ergänzt.

Wichtigster Erfolgsfaktor für die erfolgreiche Etablierung von UX war die UXQB-Zertifizierung, die Schritt für Schritt das gesamte Team durchlaufen hat.

„Die UXQB-Zertifizierung hat uns geholfen, UX-Wissen zu ordnen und besser kommunizieren zu können.“

Außerdem nannte Carmen folgende Erfolgsfaktoren für die Etablierung von UX:

  • Fürsprecher und Mitstreiter in Sachen UX im Unternehmen
  • Auswertung und großzügiges Verteilen von Nutzer-Feedback im Team
  • Verknüpfung von Erkenntnissen aus dem User Research mit Daten aus Marktforschung und Tracking
  • Erklärung von UX und dessen Nutzen bei Stakeholdern in verschiedenen Hierarchien, insbesondere die Geschäftsleitung
  • Ziele für die Etablierung von UX definieren
  • Kontinuierlicher Wissens-Austausch unter den UXlern
  • Ansätze und Methoden Schritt für Schritt in Entwicklungsprozesse integrieren und kontinuierlich optimieren

Mittlerweile ist UX so gut bei rocket-media etabliert, dass das Unternehmen selbst UXQB-Zertifizierungen anbietet. Außerdem werden UX-Methoden und die Zertifizierung bei Auftraggebern genutzt, um die Qualität der gemeinsamen Entwicklungsprojekte voranzubringen. Heute arbeiten bei rocket-media 5 UX Designer, die nicht nur in eigenen Software-Projekten sondern auch bei Kunden als UX-Etablierer wirken.

Die größten Herausforderungen für UX Designer sieht Carmen vor allem in der Integration der nutzerorientierten Sichtweise in die vielen unterschiedlichen Vorgehensweisen und Entwicklungsprozessen in der Softwareentwicklung.

„Man braucht als UX Designer so eine Art Terrier-Mentalität. Man soll nicht beißen, aber auch nicht aufgeben. Langfristig zahlt sich das aus.“

UX Community bei DATEV

Roland Andrus berichtete über die UX Community bei DATEV. Er fokussierte sich dabei auf die letzten 2-3 Jahren der Weiterentwicklung der UX Community bei DATEV. In dieser Zeit machte DATEV einen spürbare Sprung in Sachen UX.

2016 hatte die DATEV ca. 12 UX Designer in Produktteams, ca. 6 UX Designer in einem zentralen UX Design Team sowie ein zentrales User Research-Team mit ca. 4 Mitarbeitern. Das zentrales UX Design-Team kümmerte sich um die Bereitstellung von Styleguides, die Führung der Umsetzung der Design DNA, Icon Design und Onboarding von neuen UX Designern. In der UX Community gab es zwei große Formate. Es gab zum einen den JF UX Design, in dem sich alle UX Designer hinsichtlich der Produktgestaltung abstimmten und gemeinsam Designentscheidungen trafen. Zum anderen gab es die Treffen der Community of Practice UX Design, in denen es um Wissensaustausch ging.

Seit dieser Zeit nahm und nimmt die Anzahl der UX Designer aufgrund der zunehmenden Kundenorientierung der DATEV stark zu. Dadurch funktionierten die etablierten Formate für den Austausch in der Community UX Design nicht mehr. Der JF UX Design wurde zu einem Tribunal für Designentscheidungen, das von den UX Designern mehr gemieden als geliebt wurde. Ein Feedback zu Produktdesign ist in einer großen Runde mit mehr als 20 Personen einfach nicht mehr wertschätzend und hilfreich möglich. Es entstanden außerdem Untergruppen in der Community und Kommunikation sowie Erfahrungsaustausch litt.

Heute arbeiten über 40 UX Designer und 6 User Researcher bei DATEV. Um die Herausforderungen durch die Größe der UX-Community adressieren zu können, funktioniert die Community heute mehr wie eine Gilde. Das zentrale UX Design-Team kümmert sich um den Zusammenhalt der Community und darum, das die UX Designer effizient arbeiten können. Es hat sich in Richtung DesignOps weiterentwickelt. Die UX-Community bei DATEV nutzt heute unterschiedliche Formate um die Designorganisation zu führen und sich selbstorganisiert weiterzuentwickeln.

Der neue JF UX Design dient der gemeinsamen Ausrichtung der Gestaltung des gesamten Produktportfolios. An diesem Format nehmen nur noch eine Handvoll Designmanager teil, welche die Führung der Produktgestaltung als Aufgabe haben.

Die Community of Practice UX Design wurde klar vom JF UX Design entkoppelt und dient heute zum unternehmensübergreifenden Austausch zu UX und UX-nahen Themen. Sie ist ein freiwilliger Zusammenschluss zum Wissens- und Erfahrungsaustausch.

Für die übergreifende Steuerung der Produktgestaltung zwischen den Produkten in einer Customer Journey nutzt DATEV Design Circle. In diesem Format treffen sich die UX Designer, die in unterschiedlichen Teams an einer Customer Journey arbeiten und zeigen sich gegenseitig ihr Arbeitsergebnisse.

Feedback können die UX Designer über Design Reviews erhalten. Diese Design Reviews laufen in entspannter Atmosphäre in kleinem Rahmen ab. Es geht um konstruktives Feedback im kreativen Entwurfsprozess.

„Eine der schönsten Sachen ist das regelmäßige UX BarCamp.“

Das UX BarCamp ist die Zeit im Jahr in der sich UX Designer außerhalb des Unternehmens ein paar Tage wegschließen und damit beschäftigen, wie sie besser arbeiten können. Es ist ein Offsite für alle UX Designer in dem aktuelle Hindernisse und Probleme diskutiert, Ideen für die Weiterentwicklung der Designorganisation entwickelt oder Impulse für neue Themenstellungen gesetzt werden.

Externe Impulse zu UX und Produktdesign holt sich die DATEV im Rahmen der UX-Runde ins Haus. In diesem Format treffen sich UX-Interessierte, um von externen Referenten aus anderen Unternehmen rund um User Experience zu lernen. Die externen Referenten berichten aber nicht nur bei DATEV. UX-Experten von DATEV berichten im Gegenzug im Unternehmen der Referenten über ihre Erfahrungen.

Außerdem vernetzt die DATEV alle Designer und Designentscheider aus allen Unternehmensbereiche über das Thema Marke zu einer DATEV Design Community. Das Format dafür heißt „Designer Tag„.

„Ich finde, dass ist eine krasse Weiterentwicklung. Wir lernen aber noch. Wir sind noch lange nicht fertig.“

PS:

Ein dickes Dankeschön an die Deutsche Anwaltshotline, dass wir ins Legal Lab durften und für die Bewirtung sowie an Carmen, Heike und Roland für die Einblicke … und natürlich an die Teilnehmer des #uxsf für die muntere Diskussion.


Ulf Schubert

Ulf ist Experte für Customer/User Experience, Design Management und Touchpoint Management. Er ist bei DATEV als Senior Head of UX & Touchpoint Experience für das Produktdesign der DATEV Produkte und die Customer Experience an allen Kunden-Kontaktpunkten der DATEV verantwortlich. Davor hat er mit seiner Agentur openeyes bzw. später bei SirValUse Unternehmen, wie z.B. eBay, Microsoft, OTTO, Axel Springer und MINI, zu User Experience, Innovation und Design beraten. Er engagiert sich über Bitkom und German UPA für besseres Digital Design in Deutschland. Er teilt seine Erfahrungen über Vorträge auf Konferenzen und Trainings. Er ist einer der Gründer und Organisatoren des UX Stammtisch Franken.