Herzlich Willkommen, UX Designer:in. 👋 UX-Onboarding bei DATEV

In diesem Beitrag stelle ich Dir den Onboarding-Prozess für neue UX Designer:innen bei DATEV vor.

Mein Name ist Tolon Winter und ich arbeite seit 2017 als Senior User Experience Designer im Team DesignOps bei DATEV. Wir kümmern uns um die Community mit über 50 UX Designer:innen, die Design-Tools, die gestalterische Qualität & Konsistenz, die Weiterbildungsangebote für UX Designer:innen sowie um das Onboarding neuer Kolleg:innen. Zu meinen Hauptthemen gehören die Beratung zu UX Design, das Design-Tool Figma, die Pflege und Weiterentwicklung unseres Designsystems sowie die Durchführung und Teilnahme an Design Sprints.

Ich möchte Dir ein paar Einblicke in die Herausforderungen, den organisatorischen Ablauf, die (digitale) Einarbeitung und unseren generellen Erkenntnissen zum Onboarding geben.

Die Challenge

Wir sind eine stetig wachsende Community mit über 50 UX Designer:innen Tendenz steigend. Uns ist es wichtig, dass die neuen UX Designer:innen schnell bei uns ankommen und in den Entwicklungsteams mitarbeiten können. Dazu müssen sie schnell verstehen, wie die Designorganisation bei uns funktioniert. UX Designer:innen können in unserer Designorganisation folgende Rollen haben:

• UX Designer:innen in den Entwicklungsteams (konzeptionelle, visuelle und interaktive Ausgestaltung des Produkts)
• UX Designer:innen in DesignOps (Effektivität und Effizienz der einzelnen Designer:innen in der Community UX-Design verbessern)
• UX Designer:innen in Design-Management (fachliche Führung, also die übergreifende gestalterische Ausrichtung und Konsistenz über das gesamte Portfolio, Ausarbeitung der Design-Strategie und Erhöhung des Reifegrades der Community UX-Design)

Die Einarbeitung soll unabhängig von diesen Rollen immer die gleiche hohe Qualität haben und Themen umfassen. Dazu gehören unter anderem das Kennenlernen und Verinnerlichen unserer Designsprache DNA20, die Designstrategie, das Design Review, die Design Circles, das Designsystem und unsere Arbeitsweise im Design Tool Figma. In Design Reviews stellen die UX Designer:innen ihren Entwurf für einen Prozess, Produkt oder Service in einem kleinen Kreis vor. Sie erläutern die Ziele, Zielgruppe, Problemstellung sowie Hintergründe für die Gestaltung und sammeln aktiv Feedback dazu ein. Design Circles sind ein Austausch zu fachlich zusammengehörigen Produkten und Themen. Mit diesen stellen wir die Konsistenz unserer Produkte sicher.

Eine weitere Herausforderung ist die Vernetzung mit der Community UX-Design … und das aktuell zum Großteil Remote. Dafür gibt es bei uns verschiedene Formate wie z.B. Barcamps, UX Runden (DATEV-interner und externer Austausch zu UX-Themen), Diskussionsforen und CoP UX-Design Treffen alle 2 Wochen. Diese dienen dem Wissensaustausch, der Gemeinschaftsbildung und der gegenseitigen Weiterbildung der UX Designer:innen. Themen sind hier zum Beispiel aktuelle Gestaltungsentwürfe, Ergebnisse aus Nutzertests, fachliche Inputs oder Konferenzberichte.

Organisatorischer Ablauf

Das DesignOps-Team kümmert sich um das Onboarding neuer Designer:innen im Unternehmen.
DesignOps steht für Design Operations. Wir konzentrieren uns darauf, die Designer:innen bei der Erstellung konsistenter, qualitativ hochwertiger Designs zu unterstützen.

Bevor neue Designer:innen überhaupt im Unternehmen beginnen, ist DesignOps bereits beim Einstellungsprozess involviert, um eine bessere Transparenz innerhalb der Organisation zu erlangen und den Reifegrad der Jobrolle gezielt weiterentwickeln zu können. Wir kümmern uns vorab auch um verschiedene organisatorische Themen wie z.B. Rechtevergaben, Terminvereinbarungen, in Verteiler aufnehmen usw. damit an dieser Stelle schon mal keine Zeit verloren geht. Alle neuen Designer:innen bekommen für die Einarbeitungszeit ihre:n persönliche:n Pat:in zur Seite gestellt. Die Pat:innen kümmern sich um sämtliche fachlichen und organisatorischen Fragen. Sie sind erste Ansprechpartner bei Sorgen und Nöten. Am ersten Tag im Unternehmen erwartet die neuen Designer:innen dann schon eine persönliche Willkommens-Mail mit Link zum individuellem Einarbeitungsplan von ihrer:m Pat:in.

(Digitale) Einarbeitung

Wir haben uns dafür entschieden den kompletten Einarbeitungsplan über unser Design-Tool Figma zur Verfügung zu stellen. Warum? Weil es das Hauptwerkzeug der Designer:innen ist, welches wir jeden Tag nutzen. Die größten Herausforderung dabei sind, dass die Designer:innen erst einmal an die richtigen Stellen kommen müssen und dass sie den Überblick behalten können, welche Themen sie bereits kennengelernt haben.

Die Designer:innen werden über einen Link aus der Willkommens-Mail direkt zu ihrem persönlichen Onboarding-File in Figma geführt. Das Figma-File besteht aus mehreren Seiten mit allen Relevanten Themen für eine gute Einarbeitung. Der Aufbau sieht wie folgt aus:

• Überblick über das Onboarding-File
• Vorstellung Pate / Patin in Form eines Steckbriefes mit Bild und verschiedenen Infos (Team, Im Unternehmen seit, Spezialfähigkeiten, Hobbies, Introvertiert/Extrovertiert, usw.)
• Vorstellung der UX Designer:innen der Community UX-Design mit Steckbriefen (Die Teilnahme und Inhalte sind absolut freiwillig.)
• Vorstellung Team DesignOps
• Eigener Steckbrief mit Inhaltsvorschlägen für die neuen UX Designer:innen
• Einarbeitungsaufgaben, die in drei Blöcke aufgeteilt sind:
  • Die ersten 2 Wochen: Aufgaben die beim Einstieg helfen (u.a. Figma-Einführung, UX-Design-Organisation, UX-Community, Design DNA, usw.)
  • Die ersten 6 Wochen: Einblicke in Strukturen und Prozesse (u.a. Design Sprache, Design System, Prozess vom Pattern zur fertigen Komponente, Design Sprints, Führung von UX Design, User Research, usw.)
  • Das erste halbe Jahr: Vertiefungsthemen für die Folgezeit (u.a. Design DNA in der Praxis, Design System im Detail, Icon-Erstellung, Marktbeobachtung, usw.)
• Sammlung von hilfreichen Links
• Übersicht von speziellen Begriffen und Abkürzungen aus dem Unternehmen

Wir lernen ständig dazu

Um den Onboarding-Prozess kontinuierlich zu verbessern, holen wir uns nach jeder Einarbeitung Feedback von den neuen UX Designer:innen ein. In diesem Zusammenhang finden auch regelmäßige Workshops statt, wo die Pat:innen sich gegenseitig ihre Erkenntnisse vorstellen und priorisieren. Auf Basis dieser Erkenntnisse wird der Onboarding-Prozess kontinuierlich verbessert.

Fazit

Ich denke man sollte den Onboarding Prozess auf keinen Fall vernachlässigen. Dieser hat einen starken Einfluss darauf wie schnell und wie gut neue Designer:innen im Unternehmen ankommen. Es ist die Grundvoraussetzung, dass neue UX Designer:innen schnell Wert stiften und gutes Experience Design schaffen können. Mir persönlich macht es viel Spaß die neuen UX Designer:innen zu Beginn so intensiv zu begleiten, dadurch schafft man auch langfristig ein vertrauensvolles miteinander.

Siehe auch

Online-Kurs

Aufbau und Weiterentwicklung von UX Communities

In diesem Kurs erfährst Du, wie UX Communities aufgebaut und weiterentwickelt werden können und es gibt es praktische Tipps, die Dir beim Auf- und Ausbau deiner Community helfen sollen.

Der Kurs richtet sich an UX Professionals, die eine UX Community bei sich im Unternehmen etablieren oder ausbauen wollen.

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Online-Kurs

Rekrutierung und Einstellung von UX Designer*innen

In diesem Kurs lernst Du die Grundlagen für die Suche, Auswahl und Einstellung von UX Designer*innen. Du erfährst, wie Du eine passende Stellenausschreibung erstellst, an welchen Kriterien Du gute UX Designer*innen erkennst, wie Du das Auswahlverfahren gestalten kannst und was beim Onboarding wichtig ist.

Der Kurs richtet sich an UX Professionals, HR-Expert*innen oder Personalführungskräfte, die bisher noch nie UX Designer*innen eingestellt haben.

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