Stakeholder-Management für UX-Professionals: Umgang mit dominanten Verhaltensweisen

UX ist eine Disziplin, die auf einem tiefen Verständnis für andere Menschen aufbaut. Wer im UX-Bereich arbeitet, ist in der Regel ein Mensch, der genau auf die Bedürfnisse, Gefühle und Erwartungen des Gegenübers achtet. Dieser empathische Grundmodus ist die eigentliche Stärke der UX-Disziplinen.

UX-Professionals erleben deshalb dominant auftretende Menschen besonders intensiv. Wer gewohnt ist, einfühlsam zu zuhören und empathisch zu handeln, reagiert auf Lautstärke, Druck und Direktheit besonders stark.

In meinen Mentoring-Sessions mit UX-Professionals beobachte ich häufig, dass Erlebnisse mit dominanten Menschen im Alltag teilweise als belastend oder anstrengend empfunden werden. Häufig versuchen UX-Professionals dann darauf zu reagieren, in dem sie selbst dominanter auftreten. Meiner Erfahrung nach ist das jedoch kein dauerhaft zielführender Weg. Wenn man dominante Verhaltensweisen erlernt und nutzt, ohne sie wirklich zu verinnerlichen oder wirklich dominant zu sein, wirkt das auf andere schnell unauthentisch. Besser ist es, authentisch zu bleiben und die eigenen Stärken zu nutzen, um dominanten Menschen auf Augenhöhe zu begegnen. Wie das geht beschreibe ich Dir in diesem Beitrag.

Persönlichkeitsmodelle sind hilfreich, aber nicht die Wahrheit

Persönlichkeitsmodelle für den beruflichen Alltag, wie z.B. DISG, Big Five oder Myers-Briggs, sind nützliche Orientierungsrahmen. Sie helfen, menschliches Verhalten einzuordnen, Muster zu erkennen und Thesen für das eigene Handeln aufzustellen. Sie beschreiben Verhaltensmuster in bestimmten Kontexten. Sie sind aber keine Diagnose-Werkzeuge. Sie bilden die Persönlichkeit von Menschen nicht vollständig ab.

Das ist nicht nur so, weil im beruflichen Alltag in der Regel keine Möglichkeit besteht die Persönlichkeit umfassend zu diagnostizieren oder weil die meisten Menschen nicht über die psychologischen Kompetenzen verfügen, um eine detaillierte Persönlichkeitsanalyse zu erstellen. Der eigentliche Grund ist, dass eine Person, die dominant auf andere Menschen wirkt, in ihrer Persönlichkeit nicht unbedingt vollständig dominant sein muss. Sie verhält sich in diesem Moment, in diesem Kontext und in dieser Konstellation auf diese Weise.

Wenn zwei Menschen miteinander interagieren, sieht jede Person immer nur einen Ausschnitt der Persönlichkeit der anderen Person. Man sieht nie die ganze Person, sondern nur das, was diese Person in diesem Moment, in dieser Konstellation und in diesem Kontext zeigen will oder kann. Dieser Ausschnitt erweitert sich mit jeder Begegnung und Interaktion. Es bleibt aber immer nur ein Ausschnitt.

Wenn jemand im Meeting dominant, fordernd oder gar einschüchternd auftritt, dann ist das real und die eigene Reaktion darauf berechtigt. Gleichzeitig ist es möglich, dass dieselbe Person in anderen Situationen völlig anders agiert. Ein dominantes Verhalten kann ein Hinweis auf eine dominante Persönlichkeit sein. Es kann aber auch eine erlernte Verhaltensweise (besonders bei Führungskräften), ein Schutzmechanismus oder eine Rolle sein, die jemand übernommen hat. Außerdem habe ich in meiner beruflichen Praxis selten Menschen erlebt, deren Persönlichkeit nur aus einer dominanten Seite besteht. Bei den meisten dominanten Menschen macht die Dominanz nur einen Teil ihrer Persönlichkeit aus.

Das bedeutet, dass man zwar auf das dominante Verhalten einer Person adäquat reagiert, sich aber bewusst ist, dass die Persönlichkeit des Gegenübers deutlich vielschichtiger ist.

Deshalb solltest Du Persönlichkeitsmodelle als Navigationshilfe in Gesprächen und nicht zum Urteilen über Menschen nutzen. Sie helfen dabei die Neugier auf die richtigen Themen zu lenken, die letztendlich zu einer Verbesserung der Zusammenarbeit für beide Seiten führt. Aus diesem Grund meine ich im Folgenden dominant wirkendes Verhalten oder dominantes Auftreten, wenn ich von dominanten Menschen spreche. Ich spreche nicht von einer dominanten Persönlichkeit als festem Merkmal.

Was mir an dieser Stelle noch wichtig ist: Dieser Artikel soll nicht-dominanten Menschen bei der Interaktion mit dominanten Menschen im UX-Bereich helfen. Er ist nicht als Vorwurf oder als Wertung gemeint, sondern als eine Handreichung für ein besseres Miteinander.

Was sind dominante Menschen und woran erkenne ich sie?

Menschen mit dominanten Verhalten wollen Situationen in der Regel aktiv gestalten. Sie sind auf Ergebnisse ausgerichtet, handeln schnell und direkt. Sie erwarten von anderen eine ähnliche Einstellung. Ihr Verhalten wirkt oft raumgreifend und in manchen Konstellationen bzw. Kontexten auch einschüchternd. In den meisten Fällen ist ihre Wirkung keine Absicht, sondern ihr natürlicher Modus.

Dominante Menschen erkennst Du an nachfolgenden Merkmalen:

Kommunikationsverhalten

• Spricht laut, schnell und bestimmt
• Fragt selten nach
• Unterbricht andere, ohne es als unhöflich wahrzunehmen
• Kommt schnell zum Punkt
• Formuliert Meinungen als Fakten: „Das ist so.” statt „Ich denke, dass…”
• Hat wenig Geduld für lange Erklärungen

Entscheidungsverhalten

• Trifft Entscheidungen schnell, auch bei unvollständiger Datenlage
• Delegiert Ausführung, behält Kontrolle über Richtung
• Hinterfragt den Status quo aktiv, direkt und teilweise konfrontativ
• Reagiert ungeduldig auf Hindernisse, zögerliches Verhalten und Unklarheit

Soziales Verhalten

• Dominiert physisch (Körperhaltung, Position) und inhaltlich Räume
• Hat wenig Interesse an emotionalem Austausch
• Kritisiert direkt und ohne Einbettung in Wertschätzung, wenn es nicht anders trainiert wurde
• Hat geringes Bedürfnis nach Konsens und Harmonie
• Widerspruch wird nicht persönlich genommen, aber sofort gekontert
• Respektiert eine klare Gegenposition mehr als zustimmungsloses Schweigen

Ich habe die Erfahrung gemacht, dass es dominanten Menschen im Arbeitsalltag in der Regel nicht darum geht, andere Menschen anzugreifen oder zu erniedrigen. Sie greifen Unklarheit oder ein ihrer Meinung nach zu geringes Tempo an. Ihr innerer Antrieb ist die Kontrolle über Ergebnisse. Was sie als Bedrohung erleben, ist nicht die Person vor ihnen, sondern alles, was eine Entscheidung oder den Fortschritt verzögert. Unklarheit, Zögern, lange Erklärungen ohne erkennbares Ergebnis erzeugen in ihnen einen Druck, den sie nach außen geben. Das bedeutet, dass eine dominante Person, die Dich unterbricht, Deine Idee infrage stellt oder ungeduldig reagiert, nicht Dich persönlich meint, sondern die Sache oder Deine Rolle kritisiert.

Dominante Menschen respektieren Direktheit und Kürze, eine klare Position, Standhaftigkeit ohne Eskalation sowie Ergebnisorientierung. Der beste Weg mit dominanten Menschen zu interagieren ist daher mit Klarheit und dem eigenen Beitrag zum Ergebnis zu überzeugen.

Was macht das mit Menschen, die nicht dominant sind?

Menschen, die weniger dominant, sondern mehr reflektiert, bedacht, empathisch oder gemeinschaftlich sind, bringen besondere Stärken mit. Sie denken gründlich, hören gut zu, liefern durchdachte Analysen, interessieren sich für die Zusammenhänge, erkennen die Gefühle des Gegenübers und sind an einer harmonischen Zusammenarbeit interessiert. Genau diese Stärken sind in vielen Situationen eine wertvolle Bereicherung der Zusammenarbeit.

In Begegnungen mit dominanten Menschen entsteht jedoch oft eine Spannung,  weil zwei sehr unterschiedliche Stile aufeinandertreffen. Dominante Menschen setzen Tempo und Direktheit voraus. Wer reflektiert und analytisch ist, braucht manchmal einen kurzen Moment, um intern zu verarbeiten. Auch wenn das in Wirklichkeit kein Zögern oder Unsicherheit ist, kann das auf dominante Menschen so wirken und sie triggern. Sie geben ihren inneren Druck dann in der Situation weiter.

Im Ergebnis kann das bei nicht-dominanten Menschen bewirken, dass sie:

• die eigene Position nicht oder zu leise vertreten.
• sich rechtfertigen.
• Argumente zwar innerlich entwickeln, aber nicht im nötigen Tempo äußern.
• sich zurückziehen.

Häufig entsteht dann nach dieser Situation das Gefühl, dass man nicht kompetent genug war oder man fühlt sich schlecht, weil man es zwar besser wusste, aber nicht wirken konnte. Wichtig ist, dass diese Gefühle nicht aus einem echten Kompetenzdefizit entstehen. Wer nicht dominant ist, ist nicht weniger kompetent. Es braucht nur andere Werkzeuge, um in diesen Situationen sichtbar und wirksam zu bleiben.

Die Werkzeuge

Es gibt verschiedene Werkzeuge, die Dir helfen können mit dominanten Menschen wirksamer und zielführender zusammenarbeiten zu können.

Vorbereitung als Sicherheitsnetz

Vor Meetings oder Situationen mit dominanten Menschen ist es hilfreich, die eigene Position oder das Ziel in einem kurzen Satz zu formulieren und aufzuschreiben.

• „Meine Position ist: [X]. Weil: [Y].“, „Ich möchte [X] erreichen, weil: [Y].“

Wichtig ist, dass es ein kurzer Satz und kein Gesprächsleitfaden ist. Dieser Satz verhindert, dass man im Moment des Drucks die eigene Haltung vergisst.

Pause als aktives Werkzeug

Dominante Menschen setzen häufig auf Tempo. Man muss dieses Tempo aber nicht mitmachen. Eine bewusste Verlangsamung kann Kontrolle signalisieren und den nötigen Raum für die eigene Position schaffen. Konkrete Formulierungen können z.B. sein:

• „Ich höre dich. Lass mich kurz meinen Gedanken zu Ende führen.”
• „Einen Moment bitte. Ich möchte sichergehen, dass ich das richtig einordne.”
• „Das ist ein guter Punkt. Ich komme gleich darauf zurück, aber zuerst …”

Diese Sätze klingen kontrolliert und werden daher mit großer Wahrscheinlichkeit respektiert.

Die eigene Position halten

Wenn die eigene Aussage unterbrochen oder übergangen wird, dann ist es wichtig die eigene Position ruhig und ohne Eskalation zu halten. In solchen Situationen ist es wichtig sich nicht in die Defensive zu begeben, in dem man sich entschuldigt oder auf den Konjunktiv ausweicht. Konkrete Formulierungen können z.B. sein:

• „Ich möchte kurz nochmal auf meinen Punkt zurück…”
• „Das bleibt für mich ein wichtiger Aspekt, weil…”

Klarheit, nicht Lautstärke

Der häufigste Denkfehler im Umgang mit dominanten Menschen ist, dass man versucht ähnlich aufzutreten, um den Gegenüber die Stirn zu bieten. Wenn dies jedoch nicht als authentisch wahrgenommen wird, dann wird es zum Nachteil. Besser ist es sich den eigenen Stärken bewusst zu sein und dominanten Verhaltensweisen mit Ruhe und Klarheit zu begegnen.

Übungen für Deinen Alltag

Ein wichtiger Hinweis vorab: Es geht bei diesen Alltagsübungen nicht darum, selbst dominanter zu werden oder dominantes Verhalten zu imitieren. Es geht darum, die Wirkung Deiner eigenen Werkzeuge spüren zu lernen. Ich unterscheide dabei drei Übungsebenen, die aufeinander aufbauen:

In einfachen Situationen üben

Der Alltag bietet unzählige kleine Situationen, in denen Dominanzdynamiken auftauchen, z.B. in kurzen Gesprächen, an der Kasse im Supermarkt, in Abstimmungen mit Kolleg:innen und in alltäglichen Reibungsmomenten. Diese Situationen sind ideale Übungsfelder, weil der emotionale Einsatz gering ist. Übe dort, was Du im Ernstfall brauchst:

• eine bewusste Pause setzen,
• eine klare Position in einem Satz halten,
• nicht in eine Entschuldigung ausweichen.

Diese Übungen wirken, da sie Dir dabei helfen die Werkzeuge unter geringem Druck zu „automatisieren“, damit Du sie unter Druck abrufbar kannst. Wer einen Satz erst dann zum ersten Mal denkt, wenn er ihn wirklich braucht, wird ihn selten finden.

Mentale Simulation vor bekannten Situationen.

Vor einem Meeting mit einer Person, die Dich regelmäßig triggert, ist es wirksamer, nicht nur den Inhalt vorzubereiten, sondern auch die eigene Reaktion durchzuspielen.

• Wie reagierst Du, wenn du unterbrochen wirst?
• Was sagst Du, wenn deine Position übergangen wird?

Dieser Ansatz ist aus der Sportpsychologie gut belegt. Mentales Durchspielen aktiviert nahezu dieselben neuronalen Muster wie das reale Üben. Das Nervensystem unterscheidet nicht grundsätzlich zwischen vorgestellter und erlebter Situation. Eine Reaktion, die Du einmal klar gedacht und Dir visualisiert hast, ist im Moment des Drucks deutlich leichter abrufbar.

Strukturiertes Nacharbeiten

Nach schwierigen Situationen neigen viele dazu, darüber nachzugrübeln. Das bedeutet häufig, im Gefühl zu verbleiben und die Situation wiederholt zu durchlaufen. Wirksame Reflexion funktioniert etwas anders. Es geht darum, Muster zu extrahieren. Schreib Dir daher direkt nach der Situation drei Sätze zu folgenden Fragen auf:

• Was hat dich getriggert?
• Was hast du getan?
• Welcher eine Satz wäre besser gewesen?

Diese kurzen Notizen haben einen doppelten Nutzen. Erstens helfen sie Dir, Deine eigenen Reaktionsmuster zu erkennen. Das ist eine Voraussetzung dafür sie zu verändern. Zweitens helfen Sie Dir über einen längeren Zeitraum zu reflektieren, weil sie Deine Wahrnehmung unmittelbar nach der Situation festhalten, bevor sie durch spätere Umdeutungen verändert wird.

Fazit zum Umgang mit dominanten Menschen

Du musst Dich als nicht-dominanter Mensch nicht verändern. Du solltest nur lernen, deine Stärken in der Interaktion mit dominanten Menschen gezielter zu nutzen. Deine Fähigkeiten, Themen analytisch zu durchdenken, Zusammenhänge zu erkennen, durchdachte Positionen zu entwickeln und empathisch zu reagieren, ist inhaltlich oft stärker als das, was dominante Menschen schnell in den Raum werfen.

Damit Du Deine Stärken ausspielen kannst, ist es wichtig Deine Gedanken in die passende Form zu bringen. Bereite deine Position vor. Nutze die Pause bewusst. Halte deine Position. Und denk daran: Wenn eine dominante Person ungeduldig reagiert, sagt das mehr über ihren Stil als über deine Kompetenz.

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