Workshop: Prozesse verstehen, optimieren – und erst dann automatisieren
In vielen UX-Teams steigt der Druck, mit AI und Automatisierung effizienter zu werden. Gleichzeitig fehlt oft die Grundlage dafür: ein klares Verständnis der eigenen Prozesse. Tools werden evaluiert, bevor klar ist, was eigentlich verbessert werden soll. Automatisierung wird auf Abläufe angewendet, die in der jetzigen Form gar nicht automatisiert gehören. Und die Erkenntnis kommt erst im Nachhinein: Der Prozess war das eigentliche Problem, nicht die Technologie.
Dieser Workshop setzt eine klare Reihenfolge: erst Prozessarbeit, dann Technologie-Entscheidung. Tag 1 widmet sich ausschließlich dem Verstehen, Visualisieren und Optimieren eines eigenen Prozesses – ohne AI, ohne Automatisierung. Erst Tag 2, drei bis vier Wochen später, fragt: Wo lohnt sich klassische Automatisierung? Wo ist AI das richtige Werkzeug? Und welche Prozesse sollte man besser noch nicht anfassen?
Was du mitnimmst
- Einen visualisierten und analysierten eigenen Prozess – als Skizze, die du anschließend mit deinem Team weiter validieren kannst
- Methodisches Werkzeug für die Prozessarbeit – BPA, BPMN-light und die Muda-Analyse, pragmatisch und niedrigschwellig anwendbar
- Einen Entscheidungsrahmen für AI vs. Automatisierung – vier Leitfragen, die jede Technologie-Entscheidung tragen
- Eine Entscheidungsvorlage für Stakeholder – ein One-Pager, der eine fundierte Empfehlung intern kommunizierbar macht
Lernziele im Überblick
- Den Effizienz-Begriff klar fassen können – jenseits der verbreiteten Missverständnisse von Geschwindigkeit, Kostensenkung oder mehr Output
- Einen Prozess strukturiert beschreiben, visualisieren und auf Schwachstellen hin analysieren
- Die fünf relevanten Verschwendungsarten der Muda-Analyse sicher anwenden
- Den Unterschied zwischen regelbasierten (Automatisierung) und kontextabhängigen (AI) Aufgaben einordnen können
- Eine Technologie-Entscheidung argumentativ vorbereiten – auch für skeptische Stakeholder
Inhalte und Ablauf
Der Workshop gliedert sich in zwei Tage mit zeitlichem Abstand:
Tag 1 (Präsenz, ganztägig): Prozesse pur. Am Vormittag werden der Effizienz-Begriff und der methodische Werkzeugkasten eingeführt – BPA als Rückgrat, BPMN-light zur Visualisierung, Muda-Analyse zur Schwachstellen-Identifikation. Am Nachmittag arbeiten die Teilnehmenden in Kleingruppen an einem mitgebrachten Prozess: Steckbrief erstellen, Ist-Zustand visualisieren, Schwachstellen markieren, ersten Soll-Entwurf formulieren – alles ohne Technologie-Brille.
Hausaufgabe (3 bis 4 Wochen): Den im Workshop begonnenen Prozess mit den tatsächlichen Stakeholdern im eigenen Team validieren, ergänzen und zu Ende dokumentieren. Pain Points sammeln, Häufigkeiten erfassen, Annahmen prüfen.
Tag 2 (Online, sechs Stunden): Technologie-Entscheidung. Auf Basis der gereiften Prozesse wird die Frage gestellt, die an Tag 1 bewusst ausgeklammert war: Wo lohnt sich was? Einführung des Entscheidungsrahmens (deterministisch vs. probabilistisch, Wiederholungsrate, Varianz, Fehlertoleranz). Überblick über reale Werkzeuge jenseits von ChatGPT – RPA, LLMs, Workflow-Tools, einfache Skripte. Erarbeitung einer Lösungsarchitektur und einer Entscheidungsvorlage für die eigenen Stakeholder.
Reihenfolge als Prinzip. Der Workshop folgt der Logik Optimieren – Standardisieren – Automatisieren. Wer einen ineffizienten Prozess automatisiert, skaliert nur die Ineffizienz. Diese Reihenfolge ist nicht didaktischer Selbstzweck, sondern entspricht der realen Arbeit in Organisationen, die Prozesse nachhaltig verbessern wollen.
Für wen ist dieser Workshop geeignet?
Der Workshop richtet sich an interne UX-Teams einschließlich der jeweiligen Führungsebene. Vorerfahrung in Prozessarbeit ist nicht erforderlich – die Methoden werden bewusst niedrigschwellig eingeführt, sodass alle mitarbeiten können. Hilfreich ist die Bereitschaft, einen konkreten Prozess aus dem eigenen Arbeitsalltag mitzubringen und mit den Kolleg:innen kritisch zu betrachten.
Das Format als Inhouse-Workshop ermöglicht es, mit realen Prozessen aus dem eigenen Team zu arbeiten – kein generisches Beispielmaterial, sondern echter Kontext und echte Entscheidungen.
Deine Trainerin
Tara Bosenick ist seit 1999 als UX-Spezialistin tätig und hat die Branche in Deutschland auf Agenturseite mit aufgebaut und geprägt. Sie ist spezialisiert auf die Entwicklung neuer UX-Methoden, die Quantifizierung von UX und die Einführung von UX in Unternehmen.
Gleichzeitig war sie immer daran interessiert, in ihren Unternehmen eine möglichst „coole“ Unternehmenskultur zu entwickeln, in der Spaß, Leistung, Teamgeist und Kundenerfolg miteinander verknüpft sind. Seit mehreren Jahren unterstützt sie daher Führungskräfte und Unternehmen auf dem Weg zu mehr New Work / Agilität und einem besseren Mitarbeitererlebnis.
Sie ist eine der führenden Stimmen in der UX-, CX- und Employee Experience-Branche.
Eckdaten zum Seminar
Termin:
- nach Vereinbarung
Details:
- Format: Inhouse (Tag 1 Präsenz, Tag 2 online)
- Dauer: 2 Tage mit 3 bis 4 Wochen Abstand (Tag 1: 9–17 Uhr, Tag 2: 9–16 Uhr)
- Ort: vor Ort in Deinem Unternehmen & online
- Anzahl Teilnehmende: mindestens 8, maximal 16
- Sprache: deutsch oder englisch
Kosten:
- Pro Teilnehmer: auf Anfrage