Aufbau und Entwicklung von UX Communities – Interview mit Andreas Gradl

In diesem Beitrag möchte ich mit Andreas Gradl über den Aufbau und die Entwicklung von UX (Design) Communities sprechen. Er hat sich im Rahmen seiner Masterarbeit intensiv mit diesem Thema am Beispiel der DATEV UX Design-Community beschäftigt. Wir sprechen über die zentralen Fragen beim Aufbau und der Entwicklung von UX Communities.

Was war Deine Motivation Dich mit UX(Design)-Communities zu beschäftigen, Andreas?

Ich habe Strategic Design an der Hochschule für Gestaltung in Schwäbisch Gmünd studiert. Da habe wir einiges über Organisational Design gelernt. Das hat mich sehr interessiert. Dabei vor allem die Umstellung von Unternehmen auf “agiles” Arbeiten bzw. seinen Formen und der Umsetzungsgedanke dahinter. Nur weil das Management “agiles Arbeiten” haben will, heißt das ja noch lange nicht, dass das auch von allen angenommen wird.

Die Spannung die entsteht, wenn man Arbeiten neu denkt, ohne dabei Mitarbeiter*innen vor den Kopf zu stoßen, sondern mitzunehmen, macht die ganze Thematik sehr interessant. Das ist genau das, was die Kernkompetenzen von Designer*innen anspricht – eine ganzheitliche Herangehensweise anzuwenden und den Menschen in den Mittelpunkt von Bestrebungen zu stellen. Das ist das, was Designer*innen können.

Und, als sich das Thema Communities herauskristallisierte, bot es mir den Rahmen sowohl mein Wissen anzuwenden, als auch jede Menge Neues zu lernen. Es geht um neue Wege der Zusammenarbeit von Menschen im geänderten Arbeitskontext mit dem Fokus auf Communities.

Welchen Einfluss haben UX (Design)-Communities Deiner Erfahrung nach auf die Kundenzentrierung von Unternehmen und auf die Produktgestaltung?

Sie haben einen sehr großen Einfluss darauf. Eine Community erlaubt es organisationsübergreifend an Themen zu arbeiten. Sie ist eine Art Fundament für Kundenzentrierung und andere Themen. Wenn ich eine gute Community im Unternehmen habe, dann treibt diese Kundenzentrierung an. Sie rückt das Thema auf alle Fälle in den Fokus. Sie ist Multiplikatorin und konkrete Anlaufstelle für Interessierte zugleich. So entsteht Aufmerksamkeit und eine Stimme, welche für Kundenzentrierung wirbt. In vielen Unternehmen muss man ja noch immer für die Anerkennung von Kundenzentrierung kämpfen. Da ist die Aufmerksamkeit von immenser Wichtigkeit.

Auch auf Produktgestaltung haben Communities einen großen und positiven Einfluss, weil sich das Doing und das Miteinander bündeln. Auf diese Weise werden die Fähigkeiten der Community-Mitglieder gemeinsam immer weiter verbessert und final die Outcome-Qualität aller erhöht. Es findet ein organisationsweiter Austausch der Fachexpert*innen statt. Sie helfen sich untereinander, lernen voneinander und bauen gegenseitig auf ihrem Wissen auf. Unter passenden Umständen entstehen gemeinsame Standards und bringen so Stück für Stück, nicht nur die Einzelmitglieder, sondern die Disziplin als Gesamtes voran. Auch können neue Mitglieder schnell auf den gemeinsam erarbeiteten Status Quo gehoben werden und erlangen in kürzester Zeit das Wissen und Fähigkeiten, welches sie benötigen, um aktiv am Thema mitarbeiten zu können.

Communities stiften Identität. Sie helfen dabei mit Widerständen klar zukommen, weil sie sichtbar machen, dass man mit seinen Themen, Problemen, Ideen und Bedenken nicht allein ist. Man spürt, dass man gemeinsam viel leichter etwas Positives bewirken kann.

Wie und wo fängt man am besten an, wenn man eine UX (Design)-Community im eigenen Unternehmen aufbauen möchte?

Am besten fängt man damit an, im Unternehmen nach Gleichgesinnten zu suchen und sich mit diesen zu vernetzen. Da genügt es dann oft schon einen regelmäßigen Termin zu setzen, sich mit den Mitstreiter*innen regelmäßig zu treffen und einfach mal austauschen. Das kann der Beginn für einen offenen Diskurs über die Organisationseinheiten hinweg sein. Fragen für so einen Austausch könnten sein:

  • Wie steht es um UX in unserem Unternehmen?
  • Wie betrifft es mich?
  • Was fehlt mir oder dem Unternehmen?

Wenn es dann mal läuft, sollte man der Community einen Namen geben. Das hilft bei der Identifikation und Abgrenzung. Dann sollte man gezielt für die UX Community und deren Themen werben. Auf diese Weise gewinnt man neue Mitstreiter*innen. Die Werbung kann über eigene Vorträge passieren. Es ist aber auch hilfreich externe Gastredner*innen einzuladen und diese Vorträge für alle Interessierten im Unternehmen zu öffnen. Damit ist es erfahrungsmäß sehr leicht den Kolleg*innen zu zeigen, worum es geht und warum es wichtig ist, sich damit zu beschäftigen.

Wenn die Community eine gewisse Größe erreicht hat, ist es an der Zeit professioneller zu werden. Dann sollte ein gemeinsamer Rahmen und Ziele für die Community erarbeitet und festgelegt werden:

  • Wer sind wir?
  • Wer kann alles mitmachen?
  • Um was geht es? Um was nicht?
  • Was möchten wir erreichen?
  • Was erwarten potenzielle Mitglieder?
  • Welche Wege und Mittel haben wir etwas zu erreichen?
  • Wie kann unser Austausch und gemeinsames Tun den einzelnen Mitgliedern einen Vorteil bieten?

Aus dieser Basis lassen sich dann Aufgaben ableiten, die Community und Unternehmen voranbringen.

Was sind die häufigsten Erwartungen der Teilnehmer*innen an hausinterne UX (Design)-Communities?

Die Community wird als gemeinsamer Ort zur Besprechung von UX-Themen mit anderen Fachexpert*innen und Interessierten verstanden. Daher ist eine der häufigsten Erwartungen auch Feedback, Feedback und Feedback. Außerdem möchten Viele mitbekommen, was andere UX-Freunde im Unternehmen machen, was sie beschäftigt und womit sie zu kämpfen haben.

Und dann ist da natürlich auch der Wunsch danach, auf dem Laufenden zu bleiben. Es werden fachspezifische Neuigkeiten im Unternehmen und aus der Welt erwartet.

Wie erreicht man eine aktive Beteiligung in einer UX (Design)-Community?

Es gibt verschiedene Grade der Beteiligung, nicht alle Mitglieder sind immer aktiv dabei. Nach Wenger, McDermott & Snyder besteht die Kerngruppe einer Community, welche immer mit dabei ist und Themen vorantreibt, aus 10-15% der Mitglieder. Weitere 15-20% nehmen regelmäßig teil und bringen
sich ab und an mit ein. Der Großteil (65-75%) der Community verfolgt das Geschehen passiv, lernt aber trotzdem vom Doing der Community, lässt das neue Wissen in den Alltag einfließen und profitiert so davon.

Die aktive Beteiligung hängt von der Relevanz und dem Interesse am Thema UX ab. Da heißt es immer wieder informieren, aufklären und überzeugen. Niemand will auf Dauer Teil von etwas sein, was nicht relevant ist.

Die Beteiligung an einer Community muss den Mitgliedern einen Vorteil bringen. Dieser kann sehr unterschiedlich sein, z.B. Austausch, Feedback oder ein Thema voranbringen.

Die Treffen und Aktivitäten sollten regelmäßig stattfinden, um so einen Rhythmus und Kontinuität zu erlangen.

Die Mitglieder der Community sollten sich untereinander gut kennen, damit ein Zusammengehörigkeitsgefühl entstehen kann. Das sorgt dann für eine gute Gruppendynamik und Kultur.

Es sollte kein Erwartungs- und Anforderungsdruck aufgebaut werden. Jedes Mitglied hat Wissen von dem andere profitieren können – ganz egal ob Junior oder Senior UX Designer*in. Außerdem sollte die Vorbereitung auf einen Austauschtermin nicht zu viel Zeit in Anspruch nehmen.

Ich finde es außerdem wichtig immer wieder aufzeigen, was schon alles erreicht wurde und gemeinsame Erfolge auch gemeinsam zu feiern.

Was macht eine erfolgreiche UX (Design)-Community aus?

Eine erfolgreiche Community zeichnet sich durch Mitglieder aus, die Interesse an den Community-Themen haben. Sobald Menschen regelmäßig an den Terminen und Aktivitäten teilnehmen, ist die Community aus meiner Sicht erfolgreich. Eine aktive Teilnahme zeigt, dass ihnen die Community etwas bietet, wofür sie gerne regelmäßig ihre Zeit aufwenden.

Erfolgreiche Communities haben einen klaren Sinn und Zweck. Sie fokussieren sich darauf, diesen zu erfüllen und ihre Ziele zu erreichen. Es hilft eine*n Lead zu haben, welche*r die Community fokussiert hält und diese leitet. Damit ist nicht ein*e Entscheider*in gemeint, sondern eine Person, die die Community supportet und immer wieder auf die Ziele lenkt.

Das Themenfeld UX nimmt immer neue Züge an und somit verändert sich auch das “Anforderungsprofil” an eine UX Community. Dabei gilt es stets zu beachten, was die Mitglieder interessiert und hilft. Thema XY ist vielleicht super interessant. Sobald es aber zu weit weg ist vom täglichen Doing, geschieht es schnell, dass der “Return” der investierten Zeit nicht mehr groß genug ist und das Interesse an der Community nachlässt.

Der Zusammenhalt in der Community und ein vertrauensvolles sowie wertschätzendes Klima untereinander, sind gute Anzeichen für eine erfolgreiche Community.

Worauf sollten Inhouse-UX Professionals beim Ausbau ihrer UX-Community achten bzw. auf welche Herausforderungen sollten sie sich einstellen?

Das Wichtigste ist, dass die Community einen Mehrwert für die Mitglieder bieten muss. Was schon allein Austausch und Feedback sein kann. Es muss einen echten Grund geben, damit sie ihre Zeit für die Community aufwenden.

Außerdem wird ein langer Atem benötigt. Eine Community ist für die meisten Mitglieder ein “Nebenher” zum alltäglichen Doing und steht selten an Prio 1. Wenn es brennt, ist eine Community immer das Erste was zurückgelassen wird. Gerade in der Anfangszeit muss man sich dessen immer bewusst sein und darf sich nicht abschrecken lassen.

In der Anfangszeit ist sehr viel Einsatz seitens Lead und Kernteam gefordert, bis sich eine Community etabliert und Fahrt aufgenommen hat. Die Zeit der Teilnehmer ist für die Entwicklung der Community DER ausschlaggebende Punkt. Management und Product Owner müssen den Teilnehmer*innen die Zeit einräumen. Wenn sich ausgetauscht oder auch auch gemeinsam gearbeitet werden soll, ist das erstmal Zeit, welche selten direkt in ein Projekt einfließt. Das zahlt sich meist erst später aus.

Damit sich eine Community etablieren kann, muss sie weiterhin so gestaltet sein, dass sie nicht in enormen Mehraufwand für die Mitglieder ausartet. Es braucht eine passende Infrastruktur (Orte, Termine, Technik). Der Zugang muss einfach sein.

Was total hilft ist, die Erwartungen seitens Mitgliedern und Unternehmensführung zu erfragen. Auch sollten Zuständigkeiten klar formuliert werden: Was macht die Community und was machen Fachteams oder zentrale Einheiten?

Eine Community ist nicht nur eine Art der Organisation, sondern viel mehr ein Mindset an das geglaubt werden muss, soll und kann. Das kann unter anderem durch aktives Vorleben erreicht werden.

Erfolge von Communities lassen sich nur schwer im klassischen Sinne messen, daher eignet es sich eher die Mitglieder zu befragen. Fragen wie z.B.

  • Wie oft konntest du auf Wissen von anderen Mitgliedern der Community aufbauen?
  • Wie oft wurde dir geholfen?
  • Welches Communitythema hat den Sprung geschafft und wird nun unternehmensweit bearbeitet?
  • Wie viele neue Mitglieder konnten hinzugewonnen werden?

sind gute Indikatoren für den Erfolg von Communities.

Vielen Dank, dass Du Dir die Zeit für dieses Interview genommen hast, Andreas.

Siehe auch

ELC Kurs

Aufbau und Weiterentwicklung von UX Communities

In diesem Kurs erfährst Du, wie UX Communities aufgebaut und weiterentwickelt werden können und es gibt es praktische Tipps, die Dir beim Auf- und Ausbau deiner Community helfen sollen.

Der Kurs richtet sich an UX Professionals, die eine UX Community bei sich im Unternehmen etablieren oder ausbauen wollen.

Der Kurs ist kostenlos. Du benötigst lediglich ein eigenes Konto beim Experience Leadership Club.

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