So war das UX-Reifegrad Barcamp “Dreamer” 2022 – ein lehrreicher Austausch über die Etablierung von UX

Am 30. November 22 fand das erste UX-Reifegrad Barcamp “Dreamer” im Experience Leadership Club statt. Dieses Barcamp richtete sich an UX Professionals, die in Unternehmen arbeiten, die begonnen haben, UX zu etablieren. Unter dem Motto “Die Mischung macht’s. Mit den richtigen Zutaten zum nächsten UX-Reifegrad.” trafen sich 57 UX Professionals aus dem deutschsprachigen Raum zum Online-Erfahrungsaustausch über die Etablierung von UX, UX-Reifegradmodelle, Laterale Führung, Führungskompetenzen, UX-KPIs, Kreativitätstechniken, Teamentwicklung, Backlog-Planning für UX, UX-Abteilungen und das Scheitern.

Als Eröffnungs-Keynote war der Vortrag “UX von 0 auf 1 – 10 Dinge, die ich auf meinem Weg zur UX Abteilung gelernt habe” von Stefan Ulrich (Bosch Powertools) geplant. Er fasst darin seine größten Erkenntnisse aus seiner 4-jährigen Reise, bei der er das UX-Thema von 0 auf 1 gebracht hat, auf inspirierende Weise zusammen. Leider konnte der Keynote-Vortrag nicht stattfinden. Wir holen diesen Keynote-Vortrag am 12. Januar 23 nach.

Johannes Lehner (Intact) schloss den fachlichen Teil des UX-Reifegrad Barcamps Dreamer mit seiner Keynote über die Erfahrungen, die er bei der Etablierung von UX gemacht hat. Er beschrieb sehr konkret seine Reise im Unternehmen, die Fähigkeiten, die ihm dabei geholfen haben, und welche Vorgehensweisen bei ihm gut funktioniert haben. Die Zusammenfassung von Johannes Keynote findest Du hier.

An dieser Stelle möchten wir uns nochmals ganz herzlich bei unseren Sponsoren UX&I, cxomni, UID und dem Greuther Teeladen für die Unterstützung bedanken. Außerdem geht ein besonderes Dankeschön an das gesamte Orgateam: Rebekka, Dominique, Robin, Aneta, Björn, Enrico, Niki, Katrin und Luisa.

Um Euch einen Überblick über die Themen des Barcamps zu geben, haben wir für Euch die meisten Sessions kurz zusammengefasst und Screenshots aus dem Miro-Board zusammengestellt:

UX bei einem IT-Dienstleister: Liebe auf den zweiten Blick

Jana und Karsten berichteten von ihren Erfahrungen als UX Professionals bei einem IT-Dienstleister. Das Arbeitsumfeld war gekennzeichnet durch einen Fokus auf Technologie, vielen Standorten, dem Mangel an UX Kolleg:innen und der Notwendigkeit, Andere von UX zu überzeugen. Sie hoben hervor, dass man sich nicht entmutigen lassen solle, weil es mehr Potenzial gebe als man denkt.

Eine Umfrage, was die Anderen an UX interessiert, lieferte viele motivierende Erkenntnisse. Statt Vorträge sollten Workshops eingesetzt werden, weil sie die Teilnehmenden mehr involvieren. Wichtig ist auch, immer wieder über UX zu sprechen, denn gerade Sales braucht Zahlen, um von UX überzeugt zu werden. Manchmal braucht es auch einer Stimme von außen, um Gehör zu finden. Wichtig ist aber auch, dass die Community eine Person als treibende Kraft braucht, weil es nicht von alleine funktioniert.

Führen ohne Macht – Wie Du Deinem Unternehmen mit lateraler Führung gute UX beibringst

“Führen ohne Macht” ist eine der großen Herausforderungen für viele UX Professionals, selbst wenn sie in Führungspositionen sind. Viele UX Professionals bekommen die Aufgabe das Kundenerlebnis zu verbessern, ohne entsprechende formalen Entscheidungsbefugnisse. Laterale Führung ist die Führungsform für agile Organisationen, die Eigenverantwortung und Selbstorganisation stärken wollen. Sie ist aber auch die Führungsform, die viele UX Professionals anwenden müssen, da ihnen die formale Autorität fehlt.

Ulf Schubert stellte seine Best Practices zu lateraler Führung vor: gemeinsamer Anspruch, Sichtbarkeit der Erfüllung dieses Anspruches (Transparenz) und Aufmerksamkeit von Führungspersönlichkeiten. Wir diskutierten über Voraussetzungen und Details dieser Führungsform.

Zum Abschluss haben wir Tipps für externe UX Professionals zusammengefasst, wie sie ihre Kund:innen bei der lateralen Führung unterstützen können. (Siehe Ausschnitt aus dem Miro-Board)

UX-Reife in großen Unternehmen

Holger Kälble stellte seine Erfahrungen von der Reise zu einer höheren UX-Reife in großen Unternehmen am Beispiel der Atruvia AG vor. Dieses Unternehmen ist der IT-Dienstleister für Volksbanken und Raiffeisenbanken, in dem er seit ca. 30 Jahren arbeitet.

Eine wichtige Botschaft: Mangelndes HCD ist keine böse Absicht, sondern oft dem Zeitdruck geschuldet. Für eine höhere UX-Reife braucht man eine gute Kommunikation ins Haus (inkl. Management), eine UX-Strategie, Vision, Mission, sowie das Bewusstmachen von Pain Points seitens UX und Management.

Holger steht jetzt vor einem lang ersehnten Traum: der Einführung des Design Systems FIGMA. Die große Vision ist, dass jede/r im Unternehmen Nutzerzentriertheit verinnerlicht hat. Denn: Entwickeln ohne UX, ist wie Reifen an einem fahrenden Auto wechseln.

UX und Nutzerzentrierung etablieren: Erfahrungsbericht und -austausch (Beispiele, Methoden, Tools, JTBD)

Wolfram Nagel teilte seine Erfahrungen, wie man UX und Nutzerzentrierung etablieren kann. Grundvoraussetzung dabei seien Geduld, Beharrlichkeit und Überzeugungsaufbau, aber auch ein gewisser Pragmatismus (z. B. von „Kund:innen“ sprechen, wenn dies Buy-in erzeugt). Seine Strategie bestand darin, sich in die Bedürfnisse von Stakeholder:innen hineinzuversetzen und den Beitrag herauszuarbeiten, den UX leisten kann. Wichtig ist auch, niemals aufzugeben und kleine Erfolge zu feiern.

Außerdem stellte Wolfram die Tools und Prozesse vor, die das Team beim Research einsetzen. Qualitativer Research identifiziert dabei die Bedürfnisse, die danach quantifiziert werden. Auf Basis der Ergebnisse stellet das Team die Research Sessions in einer Zusammenfassung vor, die sie mit den POs teilen.

Wer möchte sich über UX KPIs austauschen?

In Pias Session hatten die Teilnehmenden ausgiebig Gelegenheit, sich über UX-KPIs auszutauschen. Dabei unterschieden sie zwischen drei Arten von KPIs:

  • KPIs für das Unternehmen definieren, woran Erfolg gemessen wird. Beispiele sind Zufriedenheit bei der Nutzung oder Mitarbeit, UEQ, Umsatz, Kosten und Loyalität.
  • KPIs für das Team definieren, was wir erreichen möchten und woran wir erkennen, das wir auf dem richtigen Weg sind. Sie umfassen beispielsweise, wie viele an der Community teilnehmen oder Trainings nutzen.
  • KPIs für die Strategiearbeit definieren, woran zu erkennen ist, ob wir unserer Vision näher kommen. Sie umfassen Zufriedenheit pro Kontaktpunkt oder Anzahl von UX Professionals pro Team.

Denkwerkzeuge statt Rezepte: Warum Reifegradmodelle nicht funktionieren und wie Du trotzdem Dein Problem lösen kannst

Katja Busch gab in ihrem Impuls “Denkwerkzeuge statt Rezepte” eine ernüchternde Botschaft mit: Eine Reifegradmodell ist nur ein Modell und keine Lösung oder Checkliste zum Abhaken, denn die Rahmenbedingungen sind verschieden und können sich ständig ändern. Es ist eben nur ein Turngerät zum Muskelaufbau, aber die Olympischen Spiele müssen wir schon selbst gewinnen.

Unternehmen haben Methoden, um Bekanntes zu optimieren. Dies kommt aus der alten, linearen Welt. Die Welt von heute ist aber eine andere: VUCA, BANI – alles ist kompliziert, komplex geworden. Hinzu kommen die “Killer”, die eine Kooperation zwischen UX, agil und den unterschiedlichen Fachbereichen entlang der User oder Customer Journey unmöglich machen: Überlastung, fehlende Aussichten auf Erfolg sowie Macht- und Entscheidungsketten.

Effizienzdruck und zuviel Veränderungen auf einmal überlastet das Gehirn. Das hält in seiner Not an Bekanntem fest und kann nicht kreativ sein. Es müssen also Lösungen her, die uns Katja gerne mitgibt: Fokus schaffen, Priorisieren, vom Design Thinking zum Business Thinking kommen und mit KPIs arbeiten, um den Erfolg von UX für Stakeholder greifbar, relevant und messbar zu machen. Als flexibles Baukasten-Modell, welches die Probleme linearer Reifegrad-Modelle überwindet und bei der täglichen UX-Arbeit die notwendige Diskussionsgrundlage zum Selbermachen bietet, stellt uns Katja ihr modifiziertes Kano-Modell vor.

Team Development & Team Coaching

Carina diskutierte mit den Teilnehmenden die Themen Team-Development und Team-Coaching. Dabei ging es zunächst darum, die Bedürfnisse in den Teams herauszufinden, um gemeinsam Stärken besser nutzen und Aufgaben lösen zu können. Eine Umsetzungsidee war eine Teamcharta.

Wichtig ist sich zu fragen, wie man fachliches Wissen zu UX erhebt. Einiges lässt sich aus Zertifizierungen ableiten. Zertifizierung alleine bedeutet jedoch nicht automatisch, dass man auch die Erfahrung und Fähigkeit zur Umsetzung hat. Checklisten und Team-Coaching können hier eine wichtige Rolle spielen.

Als Buchtipp wurde das Werk von Holger Koschek und Markus Trbojevic genannt: https://www.jedes-team-ist-anders.de/praxisbuch-fuer-teamentwicklung/

UX Professionals an die Macht: Kompetenzen für erfolgreiches Wirken und Karriere als UX Führungskraft

Ulf Schubert stellte ein Kompetenzmodell für UX Führungskräfte vor, welches auf seiner Erfahrung als Führungskraft in UX & Design basiert.

Wir diskutierten die Frage, ob mehr UX Pros in Führungspositionen wechseln sollten. Aus Unternehmensperspektive hängt das vom Bedarf ab. In großen Unternehmen ist es nötig und sinnvoll. Aus der persönlichen Perspektive hängt es vom Wollen ab. Es ist eine Frage der persönlichen Einstellung und der Bereitschaft das operative UX-Handwerk durch Führungsaufgaben zu tauschen.

Die Kompetenzen, die man dafür braucht beschreibt das Modell. Ergänzend sind Moderationsfähigkeiten und Wissensvermittlung wichtig. Führungskräfte müssen in der Lage sein in unterschiedliche Rollen zu schlüpfen (Moderator:in, Expert:in, …). Sie müssen Menschen in ihrer Entwicklung begleiten wollen.

Wer hat Erfahrungen mit ResearchOps?

Holger Kälble gestaltete eine Session rund um das Thema ResearchOps. Zunächst sammelten die Teilnehmenden einige Ressourcen in Form von Artikeln und Büchern zum Einstieg und zur Vertiefung des Themas.

Anschließend ging es in den Erfahrungsaustausch. ResearchOps bedeutet, den Kolleg:innen Tools an die Hand zu geben, um ihre Arbeit zu erleichtern (z.B. Datenschutz-Templates, die mit den Legal-Kolleg:innen abgestimmt sind). Ergebnisse werden in einem Research Repository getaggt und zur Verfügung gestellt. Wichtig dabei: nur Fakten sammeln (keine Interpretationen, um falsche Schlüsse zu vermeiden) und allen Zugang in anonymer Form geben.

Research Repository sollte allerdings nicht das erste Ziel sein, welches man beim Aufbau von ResearchOps verfolgen sollte. Trainings und eine gute Dokumentation helfen dabei, einheitliche Vorgehensweisen zu etablieren.

Strukturell gesehen lässt sich Research zentral oder dezentral organisieren. ResearchOps stellt dabei eine Art „Bodenplatte“ dar, damit Researcher:innen arbeiten können (z.B. durch Managen der Lizenzen und der Technik, Hilfe bei der Rekrutierung…). Es wurde auch diskutiert, welcher Mitarbeitertyp sich besonders für welches Team eignen könnte.

UX Reifegradmessung “Viel mehr als eine Zahl” – Darum ist die Messung selbst wichtiger als das Ergebnis

Andrea Nutsi betonte in ihrer Session „UX-Reifegrad-Messung – Viel mehr als eine Zahl“, warum die Messung des UX-Reifegrads wichtiger ist als das Ergebnis. Die Messung erfolgt dabei über das C&UX Maturity Model, das für Dienstleister angepasst werden sollte. Dazu führt msg Workshops mit UX Professionals durch, die zu mehreren Überarbeitungen und Pilot-Versionen führen. Ziel ist nicht nur ein Wert als Ergebnis, sondern die Nutzung des UX-Reifegrads als Werkzeug für kontinuierliche Verbesserung, Coaching und Schaffen von Awareness für UX.

Das Ergebnis der Anpassung wird dann zunächst in Interviews praktisch eingesetzt, bei denen der Fragebogen gemeinsam ausgefüllt wird. Online-Umfragen können zum Einsatz kommen, um eine breitere Datenbasis zu erreichen, sind aber nur in Kombination mit Interviews empfehlenswert. Es folgen Workshops zur Analyse des Ist-Zustands (positiv und negativ) und weitere Maßnahmen als Follow-Ups. Interviews und Workshops sollten dabei auf eine heterogene Gruppe setzen (insbesondere auch Projektleitung und Management einbeziehen).

Wie kann man POs / PMs bei der Einplanung von UX-Aktivitäten unterstützen?

In der Session „Wie kann man POs / PMs bei der Einplanung von UX-Aktivitäten unterstützen?“ sammelten die Teilnehmenden Ratschläge, wie man UX besser ins Produktmanagement bzw. Product Ownership einbetten kann. Usability-Probleme sollten zunächst als Bugs festgehalten werden (Ticket-System). Wichtig ist aber auch, UX-Aktivitäten in die Sprache der PMs/POs zu übersetzen (z.B. Opportunitätskosten, Verlust von Kund:innen durch schlechte UX) und gemeinsame Ziele zu definieren. Awareness kann auch geschaffen werden, indem die Kolleg:innen als Testpersonen in Usability-Tests teilnehmen (was natürlich keine Tests mit Menschen aus der Zielgruppe ersetzt!) oder Video-Auszüge aus echten Tests zu sehen bekommen.

Vom richtigen Problem zur guten Idee (Fokus Kreativitätstechniken)

Stephanie Weber gestaltete eine Session zum Thema „Vom richtigen Problem zur guten Idee (Fokus Kreativitätstechniken)“.

Dabei fragte sie zunächst, was eine Idee eigentlich gut oder schlecht macht – eine gute Idee ist umsetzbar, relevant und schafft Mehrwert.

Bei der Ideenentwicklung ist Teamarbeit wichtig, und damit verbunden Sicherheit innerhalb des Teams. Außerdem sammelten die Teilnehmenden verschiedene Kreativitätstechniken (etwa Design Sprints, Crazy 8, 6 Thinking Hats, 6-3-5 Methode usw.) und diskutierten die Probleme beim klassischen Brainstorming (Framing-Effekt). Eine Vielzahl von Links zum Weiterarbeiten rundeten die Session ab.

Braucht man eine zentrale UX-Abteilung?

Indra brachte in ihrem Walk & Talk die Frage auf, ob man eine zentrale UX-Abteilung braucht. Zentrale UX-Teams oder -Abteilungen sind am Anfang der Reifegradentwicklung ein guter Ansatz, um mit der begrenzten Kapazität eine gute Wirkung zu erzielen. Da UX eine Team-Kompetenz ist, ist es sinnvoll die UX Professionals in die Teams zu bringen.

Wir haben die unterschiedlichen Vor- und Nachteile einer dezentralen, zentralen und einer dezentralen Organisation mit zentralem Ops-Team diskutiert. Dezentrale Organisationsformen profitieren von einer hohen Nähe der UX-Professionals zu den Teams und Themen. Zentrale Organisationsformen sind besser in der Steuerung der Auslastung, Etablierung von UX voranzutreiben, strategische Themen zu bearbeiten. Nachteil ist, dass die Ergebnisse ggf. nicht im Team landen und der Hang zur “Macht”-Abteilung besteht. Im gemischten Modell kombiniert man die Vorteile von beiden Formen. Man muss aber zusätzlich für einen guten Austausch und Kommunikation sorgen.

Von “Zero to Hero” – UX Reife Basics, was kann getan werden

In der Session „Von “Zero to Hero” – UX Reife Basics, was kann getan werden“ tauschten sich die Teilnehmenden aus, wie man UX und ein User-Centered Mindset bei einem IT-Dienstleister etablieren kann. Ziel dabei ist, UX proaktiv zu berücksichtigen und Awareness dafür zu schaffen.

Im Austausch wurde klar, dass UX regelmäßig präsent sein muss – die Erhöhung der UX-Maturity ist ein stetiger, kontinuierlicher Prozess. Grundlage ist es, eine gemeinsame Sprache mit den Entwickler:innen zu sprechen und Ähnlichkeiten hervorzuheben (etwa Software-Architektur und Informationsarchitektur). Awareness kann durch Maßnahmen wie Design Sprints, Mini-Testings („Pizza-Session“), Co-Creation-Sessions (Devs, Kund:innen, UX Professionals).

Diskutiert wurde auch über UX-Reifegrade als Kommunikationsmittel. Diese sind nicht immer auf das ganze Unternehmen bezogen, sondern können auch auf Teamebene eingesetzt werden.

“Scheitern” de-mystifiziert

Robin Goldberg sprach in seiner Session über das Konzept „Scheitern“. Er definierte es als „ein Ziel nicht erreichen“ und betonte, dass es verschiedene Sichtweisen auf das Thema gibt (Dinge, die ich selbst machen oder direkt beeinflussen kann vs. nicht beeinflussen kann). Scheitern lässt sich auch steuern darüber, wie wir uns Ziele setzen.

Problematisch ist besonders, wenn das Unternehmen keine ausformulierten Ziele hat, denn dann entstehen oft unterschiedliche Ansichten. Und wer sich selbst Ziele setzt, muss stets darauf achten, sich auch genug Raum zum Scheitern und Lernen zu geben (hier gibt es auch kulturelle Unterschiede). Zu unterscheiden ist auch, ob wir im Unternehmen scheitern oder ob wir scheitern, um iterativ zu lernen.

Die Teilnehmenden sammelten Impulse und Quellen zum Thema, etwa das Magazin „Neue Narrative“, Einbindung von systematischer Reflexion in Workshops (https://www.atlassian.com/team-playbook/plays/my-user-manual) oder die Idee von Self-Care in UX (https://modus.medium.com/the-emotional-toll-of-being-in-ux-a7cc35bff4b5).

UX-Lernreisen

Zum Abschluss des UX-Reifegrad Barcamp Dreamer starteten die Teilnehmenden die 2 UX-Lernreisen “Zitronengras” und “Melissenblatt”. Mehr Infos zu den aktuellen UX-Lernreisen findest Du hier.

So geht es weiter

Nachdem es soviel positives Feedback von Euch gab, werden wir das UX-Reifegrad Barcamps in 2023 natürlich wiederholen. Wir freuen uns drauf.

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